Intervista ad Elisabetta Rivolta, Head Hunter presso Arethusa, Milano

Elisabetta Rivolta Portrait
ELISABETTA RIVOLTA

ASSISTENTE-DIREZIONE.IT: Buongiorno Elisabetta, potrebbe gentilmente presentarsi alla nostra Community?

ELISABETTA RIVOLTA:  Innanzitutto buongiorno a tutte le lettrici e a tutti i lettori di Assistente-Direzione.it, è un onore ed insieme un piacere per me cercare di fornire delle dritte interessanti per voi e la vostra professione.

Per quanto riguarda me, mi chiamo Elisabetta Rivolta, ho 28 anni e da ormai cinque lavoro nel campo delle Risorse Umane. Ho avuto modo di confrontarmi sia con realtà aziendali come IRI Infoscan e Vodafone sia con player nel settore della consulenza, come sto facendo ora in Arethusa.

Come libera professionista, affianco la mia attività di Consulente di Selezione alla Grafologia, per la quale nutro una vera e propria passione. Esercito infatti sia nell’orientamento scolastico/professionale, sia nei tribunali, per scoprire ad esempio l’autenticità o meno di testamenti e documenti… e diciamo che in quei momenti mi sembra un po’ di essere in un telefilm!

Nel tempo libero amo viaggiare, mi piace scoprire posti nuovi e culture diverse. Inoltre leggo molto e adoro andare per mostre e musei… ovviamente cercando di non trascurare troppo famiglia, amici e fidanzato!

AD: Quali sono – e in quali settori si collocano –  i profili di Assistente più ricercati in questo momento sul mercato del lavoro?

ER: Attualmente stiamo assistendo ad una sempre maggiore specializzazione e formazione per il ruolo di Assistente. Le aziende richiedono profili sempre più qualificati, con titoli di studio adeguati (sono sempre di più le Assistenti in possesso di una Laurea), la conoscenza di una o più lingue straniere approfondita magari con esperienze di lavoro o di stage all’estero, la dimestichezza con particolari sistemi informativi. Investire sulla propria formazione ci aiuta parecchio nell’essere sempre “appetibili” e richiesti sul mercato del lavoro.

AD: Cosa differenzia un Office Manager da un’Assistente di Direzione?

ER: Le due posizioni sono molto simili ed in realtà i “Job Title” cambiano molto da un’azienda all’altra. Di solito, l’Office Manager gestisce oltre all’operatività dell’ufficio anche una serie di rapporti con fornitori quali gestori di telefonia/servizi IT/società distributrici di cancelleria ed è un ruolo che troviamo soprattutto in aziende piccole e medie.

L’Assistente di Direzione invece, implica una realtà più strutturata in cui ogni funzione ha il proprio punto di riferimento dal punto di vista segretariale. Ovviamente, come dicevamo, ogni azienda è a sé e non è possibile fare una distinzione così netta.

AD: In una ipotetica graduatoria di professionalità, chi ha il livello più alto? l’Assistente di Direzione o l’Office Manager?

ER: Come dicevamo, tutto dipende dal contesto aziendale e da come viene chiamata la figura in quella determinata azienda. E’ chiaro che ad un’Assistente di Direzione dell’Amministratore Delegato di una grossa multinazionale o di una banca importante saranno richieste maggiori qualifiche che ad un’Assistant di una piccola realtà e, di conseguenza, la prima sarà inquadrata con un livello maggiore rispetto alla seconda. Ma sono osservazioni che variano a seconda del contesto.

AD: Quali sono i canali di ricerca che utilizzate per trovare i profili di Assistenti di Direzione & Office manager?

ER: Il modo più utilizzato per trovare una figura del genere è il classico annuncio sui principali siti web dedicati al mondo del lavoro. L’uso della carta stampata è ormai più superato, anche se ultimamente notiamo un maggior numero di inserzioni dovuto anche al calo delle tariffe, prima molto elevate, richieste da alcuni quotidiani.
Spesso, le aziende e le società di selezione, per motivi di riservatezza o più puramente legati al budget, si avvalgono di canali low cost quali la pubblicazione sul proprio sito web oppure la ricerca “diretta” mirata alle candidature più visibili, presenti sui social network professionali principali quali Linkedin o Xing.

Tenere aggiornato il proprio profilo sui social network di carattere professionale più importanti è già un primo passo, a cui va sommato un update continuo del proprio curriculum nei principali database online

AD: … e qual’ è il modo più efficace per catturare la vostra attenzione se vogliamo segnalare il nostro profilo?

ER: Partiamo da un presupposto reale e concreto. In questo momento di crisi, tantissime persone sono attualmente sul mercato e la domanda supera di gran lunga l’offerta.
In una situazione simile, è fondamentale essere visibili. Tenere aggiornato il proprio profilo sui social network di carattere professionale più importanti è già un primo passo, a cui va sommato un update continuo del proprio curriculum nei principali database online. Teniamo presente che talvolta le aziende non ricorrono ad annunci per cercare le proprie risorse e vanno a “spulciare” le banche dati dei vari Monster, Stepstone eccetera.

AD: Come vengono catalogati ed archiviati i CV che ricevete?

ER: In Arethusa, abbiamo un database che attualmente conta circa 50.000 nominativi, in continuo aggiornamento ed implementazione costante.
Le persone che contattiamo direttamente vengono inserite nel sistema e richiamate nel caso in cui fossero presenti posizioni in linea con il loro profilo.
Per lo stesso principio esposto prima, è meglio non stare ad aspettare di essere chiamati dal selezionatore che trova il curriculum nel database, ma di farsi parte attiva e candidarsi direttamente alle offerte interessanti.

AD: Come si svolge e quanto dura l’iter di una selezione ?

ER: In genere, dopo aver ricevuto il curriculum di una candidatura interessante per il ruolo, si procede ad un primo contatto telefonico, durante il quale si testa la motivazione e l’interesse nei confronti della posizione proposta. E’ comune che vengano richiesti subito in questa fase i dati retributivi, in modo da capire se l’offerta del cliente potrebbe essere “appealing” o meno per l’attuale livello della candidatura.

In caso di intervista positiva, si passa ad un primo colloquio con il selezionatore che, se i parametri sono in linea, gira il profilo all’azienda che fa partire il proprio iter di selezione interno, che può durare altri due/tre step, di solito con le Risorse Umane e con il Capo diretto, che sceglie in prima persona la candidatura che poi diverrà il suo braccio destro.

I tempi variano da selezione a selezione ma sono ultimamente un po’ il tasto dolente del processo: in tempi di crisi, le aziende riflettono molto a lungo sull’inserimento di una nuova risorsa, mettono in gioco anche candidature interne rispetto a quelle cercate sul mercato e fanno sostenere diversi colloqui ai vari candidati prima di effettuare una scelta e passare all’offerta economica e quindi all’assunzione. In questi casi possiamo parlare anche di iter lunghi tre/quattro mesi.

AD: Quali possono essere i classici “errori” o “cadute di stile” che Le capita di vedere quando seleziona una Assistente di Direzione?

ER: Sicuramente lo standing è sempre il primo biglietto da visita della persona… ovviamente non sto parlando di canoni estetici, ma di “dress code” da rispettare in occasione di un colloquio.
Quindi bando all’abbigliamento troppo informale e poco curato, al trucco troppo pesante ed effetto maschera.

Sempre più clienti ci chiedono per ruoli di Assistente di Direzione persone di presenza, che si sappiano relazionare in modo corretto con gli interlocutori: portate con voi a colloquio una stretta di mano decisa e un bel sorriso.

Altro errore in cui si incorre spesso, è quello di “sparare a zero” sull’azienda o sul capo attuale: meglio soprassedere su incomprensioni e criticità di carattere personale per cui si sta cercando un altro lavoro, è infatti opportuno focalizzare l’attenzione del selezionatore su ciò che si vorrebbe trovare in un cambiamento… crescita professionale, nuove sfide ed opportunità.

Anche se è ovvio che in un cambio di lavoro ci si aspetti un increase di carattere economico, meglio non comunicare di stare cercando un nuovo impiego per avere più soldi, si rischia di essere esclusi dalla selezione pur avendo tutte le carte in regola!

AD: Gli uomini stanno entrando senza complessi nella professione di Assistente.
Su quali aspetti potrebbero incontrare maggiori difficoltà rispetto alle donne e dove invece, potrebbero dare un valore aggiunto alla nostra professione?

ER: Effettivamente sto ricevendo sempre più curricula di Office Manager declinati al maschile, anche se il mercato richiede tuttora in prevalenza figure femminili per questo genere di ruolo.
L’uomo potrebbe peccare di empatia e savor-faire, e non sapere essere in grado quanto una donna di prevenire i bisogni della propria direzione, anticipando soluzioni e migliorie.
Il valore aggiunto starebbe senza dubbio nell’essere super partes in occasione di episodi di competizione che accadono in ambienti puramente femminili, dove più facilmente si verificano invidie e gelosie… Ovviamente in linea generale, dato che quando scattano meccanismi di solidarietà anche noi donne sappiamo essere delle ottime team player!

In bocca al lupo a tutti voi, lettrici e lettori di Assistente-Direzione.it , per il vostro futuro professionale!

 

 

Articolo pubblicato su Assistente-Direzione.it il 31.10.2010

 

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