Intervista a Miyuki Hasegawa, Executive Assistant & Fashion Designer negli USA

Miyuki Hasegawa

ASSISTENTE-DIREZIONE.IT: Ciao Miyuki, potresti gentilmente presentarti alla nostra Community e raccontarci qualcosa sul tuo attuale lavoro ? di che cosa ti occupi esattamente ?

MIYUKI HASEGAWA: Ciao! Mi chiamo Miyuki Hasegawa. Sono originaria da Nagoya in Giappone e abito da 12 anni a Seattle (stato di Washington) negli USA. Sono cordiale, positiva, creativa e aperta di mente. Nel mio tempo libero, mi piace giocare a tennis, partecipare alle maratone, viaggiare all’estero, e andare a trovare la mia famiglia in Giappone. Professionalmente, sono motivata, proattiva e affidabile e, come Executive Assistant faccio miei, i challenge, le missioni e gli obiettivi del mio manager. Lavoro attualmente presso “Amazon.com”, al servizio clienti dei Kindle e colloboro con il Vice President ed il HR partner ed i loro team.

AD: Cosa ti piace del tuo lavoro ?

MH: Mi piaciono i challenge ed il ritmo veloce che caratterizzano il mio attuale ruolo. Ho constantemente dei challenge legati ai progetti e dei problemi da risolvere. Mi viene chiesto di essere creativa ed innovativa e questo mi piace proprio. Tutti i giorni imparo anche qualcosa di nuovo. Nel mio attuale lavoro non ho mai avuto un momento di noia ! Le cose cambiano e si muovono velocemente qui e devo spesso pensare e muovermi a mia volta velocemente. Tutto questo mi fa diventare un’Executive Assistant proattiva ed efficientemente reattiva.

AD: … e prima della tua esperienza ad Amazon, cosa facevi?

MH: Ho insegnato inglese in Giappone dopo la laurea. In seguito, mi sono trasferita a Seattle e ho lavorato nel “hospitality industry” dove ho ricoperto diversi ruoli come Addetta alla Reception, Assistente Controller, HR Assistant, Coordinatore di Eventi.
Sono poi diventata Executive Assistant in una delle più grosse catene di alberghi di Seattle Credo che come Executive Assistant, io stia proprio mettendo a frutto tutte le conoscenze acquisite nei molteplici lavori che ho svolto nel settore del “hospitality”.
Dopodiché, ho lavorato per “Pepsi Bottling Group” e per una piccola azienda di informatica e, prima di lavorare ad Amazon, ho cosi ampliato la mia esperienza come Executve assistant, lavorando con dei dirigenti di alto livello.
Durante la specializzazione in Inglese all’università non avevo mai pensato di diventare Executive Assistant, ma ora, vedo che l’insegnamento agli studenti e il dare supporto ai dirigenti hanno un qualcosa di simile che mi piace. Tutti i due i ruoli richiedono di saper guidare i nostri “clienti” ad avere un buon ritmo cosi da raggiungere il successo. Quando questo succede, la soddisfazione è impagabile.

AD: Sei anche una Fashion designer. Ti va di parlarci di “H77”, la società che hai creata?

© H77 by Miyuki Hasegawa

MH: Creo dei corsetti, dei bustier e degli abiti inspirati dal coloratissimo material dei Kimono giapponese. Mescolo la cultura occidentale con quella orientale e creo qualcosa di nuvo e unico. Sono particolarmente incantata dalla bellezza e dall’eleganza dei corsetti dell’ epoca vittoriana e sono affascinata dai principi e dalle filosofie che stanno all’origine delle creazioni tradizionali. Lavoro con dei clienti per personalizzare dei vestiti e collaboro anche con delle boutique locali per la linea dei vestiti “ready-to-wear”. In un prossimo futuro, ho anche pianificato di aprire un negozio online.

© H77 by Miyuki Hasegawa

AD: Quale sono i software che utilizzi, o trovi più efficienti, nella tua attuale posizione?

MH: Nella mia attuale posizione, utilizzo principalmente Microsoft Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Visio e Publisher.
Visto che devo anche gestire l’agenda dei miei manager, è importante essere anche esperta con Outlook. Oltre ai software, è indispensabile – ed efficace – la conoscenza di Microsoft SharePoint considerato che dobbiamo praticamente gestire tutti i progetti.
Utilizzo anche altri applicazioni online e degli strumenti di comunicazione; è quindi importante tenere aggiornate le mie conoscenze tecniche ed essere “technically savvy”.

AD: Che tipo di scadenze devi rispettare nel tuo attuale lavoro e come ti organizzi per gestire le priorità? Hai un metodo particolare?

MH: Una delle mie deadline è di pianificare dei meeting che richiedono la partecipazione, in modo tempestivo, dei dirigenti. E’ spesso difficile organizzare la presenza di dirigenti estremamente impegnati in un incontro, ma lavorare con un team di assistenti cooperative rende il compito più facile. Un’altra deadline è di definire i particolari di un evento/conferenza con un gran numero di partecipanti. Alcune volte, mi viene chiesto, con poco preavviso, di organizzare degli eventi e devo fare prova di creatività ed essere piena di risorse per organizzare tutto in tempo.
Come ultima cosa, devo spesso fungere da “Project Manager” per raccogliere e distribuire le informazioni, documenti o presentazioni dei quali hanno bisogno il mio manager ed il suo team per un incontro o il lancio di un progetto.
Organizzo le priorità nel mio lavoro basandomi sulle date degli incontri/eventi/ lancio di progetti e sul giudizio della mia esperienza utilizzando il calendario di Outlook. Ci sono sempre – ovviamente – delle eccezioni. Ho anche una lavagna bianca nel mio ufficio dove scrivo i progetti speciali che richiedono un’azione immediata. Scrivere la lista dei “To Do” mi aiuta a ricordare ed a essere organizzata.

AD: Ci sono argomenti sui quali cerchi di essere sempre aggiornata? Se si, quali ? … ed in che modo ti tieni aggiornata?

MH: Per il mio ruolo attuale, uno degli argomenti sul quale mi tengo particolarmente aggiornata è il “Project Management”. Partecipo spesso agli incontri con il mio Manager per aggiornarmi sullo stato attuale dei progetti del nostri team. Mi interessa monitorare gli argomenti che riguardano un nostro progetto e dei quali si parla sui giornali, nelle riviste o su internet.

AD: Data la tua vasta esperienza nella pianificazione degli eventi, hai qualche consiglio da darci per l’organizzazione di un evento di successo fuori sede?

MH: Uno dei miei consigli per la pianificazione di un evento è di creare una checklist. Ci sono cosi tanti dettagli ai quali si deve fare attenzione nell’organizzare ed ospitare un evento di successo! E’ quindi fondamentale preparare una check list in modo da non “farsi scappare” nulla.
Un altro mio consiglio è di non avere paura di chiedere aiuto. Se c’è un’altra assistente nel tuo ufficio o un “Facility Coordinator” con i quali lavori per un evento, chiedi se ti possono aiutare quando hai bisogno d’assistenza. Quando stai organizzando un grande evento con una scadenza a breve, sapere che puoi contare sull’aiuto di qualcuno ti tranquillizza.

AD: Sul tuo profilo di Linkedin, abbiamo visto che sei anche interprete di inglese-giapponese ed Event coordinator in occasione degli incontri negli USA dei dirigenti giapponesi. Hai per caso qualche “dritta” da condividere con la nostra Community sulla “Business Etiquette” in Giappone ?

  • MH: Il modo formale di rivolgersi ad un dirigente giapponese è di aggiungere il suffisso “San” al loro cognome. E’ simile al nostro “Mr.”. Quando una persona ha un titolo, si utilizza il suo titolo al posto del “San”. Per esempio, se “Mr. Tanaka” è il manager di una divisione o “Bucho”, ci si rivolge a lui come Tanaka Bucho. I dirigenti giapponesi non si rivolgono agli altri dirigenti con il loro nome proprio nelle situazioni di lavoro.
  • I biglietti da visita sono molto importanti nei rapporti giapponesi di lavoro e devono essere dati in modo serio tenendoli con le due mani. Sono trattati con lo stesso rispetto che si da alle persone. Non scrivete su un biglietto da visita che vi viene dato. Durante un incontro, piazzate i biglietti da visita di fronte a voi sul tavolo e nell’ordine nel quale sono sedute le persone. Quando l’incontro è finito, mettete i biglietti da visita in un porta biglietti o in un portafoglio.
  • E’ importante portare un regalo al primo incontro in quanto è un modo di dimostrare rispetto per stabilire una buona relazione. Il regalo non deve essere caro. Qualcosa dal vostro paese sarà ben gradito se il donatore è straniero.

AD: Ultima domanda…
Hai qualche sogno professionale nel cassetto che ti piacerebbe realizzare? Se si, ti va di lanciare un appello alla nostra Community ?

MH: Si, ho un sogno professionale ed è quello di vivere e lavorare fuori dagli Stati Uniti. Sono interessata in modo particolare all’Italia ed alla Corea. Ho visitato entrambi i paesi e sono affascinata dalla loro cultura, arte, gente e cucina. Sto studiando attualmente l’italiano ed il Coreano. Con la mia esperienza come insegnate d’inglese, assistente di direzione, Fashion Designer e Personal Trainer, mi piacerebbe trovare in un prossimo futuro la mia specifica realizzazione. 

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